Automatiser sa prospection : outils et méthodes

Pourquoi automatiser sa prospection ?

La prospection commerciale, c’est souvent ce qui fait la différence entre une entreprise qui survit… et une entreprise qui se développe. Mais soyons honnêtes : entre les emails à envoyer, les messages à relancer, les infos à collecter et les fichiers Excel à maintenir à jour, c’est un travail chronophage, parfois décourageant. Résultat : beaucoup d’entrepreneurs abandonnent en cours de route… ou passent à côté d’opportunités.

C’est là que l’automatisation entre en jeu.

Automatiser sa prospection, ce n’est pas “remplacer l’humain”, c’est simplement s’appuyer sur des outils intelligents pour :

• Gagner du temps sur les tâches répétitives,

• Ne jamais oublier un suivi ou une relance,

• Centraliser ses informations clients,

• Être plus régulier dans ses actions commerciales.

L’idée n’est pas de faire du spam à la chaîne, mais de structurer sa démarche commerciale pour qu’elle devienne plus fluide, plus efficace et moins dépendante de votre disponibilité du jour.

Et bonne nouvelle : aujourd’hui, des outils comme Make (anciennement Integromat) ou Notion permettent de mettre en place des automatisations simples, sans coder, même quand on est freelance ou artisan.

Ce qu’on peut automatiser (et ce qu’il ne faut pas automatiser)

Avant de se jeter sur les outils, il faut savoir quoi automatiser… et surtout ce qu’il ne faut pas automatiser.

✅ Ce qu’on peut (et doit) automatiser :

• La collecte d’informations : détecter les nouveaux inscrits à une newsletter, surveiller les pages jaunes, récupérer des profils LinkedIn ciblés, etc.

• L’enrichissement de données : ajouter automatiquement le nom de l’entreprise, son site web ou son email à un tableau Notion ou Google Sheets.

• L’envoi des premiers messages : email de bienvenue, message LinkedIn, proposition de rendez-vous automatique avec un lien Calendly.

• Les relances à J+3, J+7, etc. : vous programmez des messages adaptés sans avoir à y penser manuellement.

• Le reporting : suivi des taux de réponse, état des relances, affichage dans un tableau de bord.

❌ Ce qu’il vaut mieux garder “humain” :

• Les échanges personnalisés : un prospect qui montre de l’intérêt mérite une vraie réponse, pas une phrase automatique.

• Les appels ou les visios : rien ne remplace un contact direct pour comprendre un besoin ou conclure une vente.

• La stratégie de ciblage : vous pouvez automatiser l’exécution, pas la réflexion stratégique.

Moralité : automatisez les tâches répétitives et prévisibles, mais gardez le contrôle sur ce qui touche à l’humain et à la décision.

👉 Dans le chapitre suivant, on passe à la pratique : comment utiliser Make pour créer vos premiers scénarios de prospection automatique.

Utiliser Make pour automatiser les premières étapes de prospection

Make, c’est un outil d’automatisation visuelle. Il fonctionne comme un grand tableau de bord où vous connectez différents services entre eux (Google Sheets, Gmail, Notion, LinkedIn, Facebook, etc.). L’avantage : pas besoin de coder. Vous construisez vos scénarios en glissant-déposant des blocs.

Exemple concret : créer une séquence de prospection automatisée

Imaginons que vous souhaitez :

1. Identifier un nouveau contact dans un formulaire (Google Forms ou Notion par exemple)

2. Ajouter ce contact à une base de données Notion

3. Envoyer un premier message automatique par email

4. Créer une tâche de suivi à J+3 dans votre outil de gestion (Trello, Notion ou ClickUp)

Voici comment le scénario Make pourrait s’enchaîner :

• Déclencheur : un nouveau contact rempli un formulaire

• Action 1 : créer une ligne dans une base Notion

• Action 2 : envoyer un email de contact personnalisé via Gmail

• Action 3 : programmer une tâche de relance 3 jours plus tard

Résultat ?

Vous gagnez du temps, vous êtes plus réactif, et vous ne laissez plus passer d’opportunités.
Et une fois le scénario créé, il tourne en pilote automatique.

💡 Astuce : vous pouvez même ajouter une condition pour envoyer un message différent selon le service demandé ou le secteur d’activité.

Dans le chapitre suivant, on va voir comment utiliser Notion comme véritable mini-CRM pour suivre et organiser vos prospects efficacement.

Organiser vos prospects avec Notion (sans prise de tête)

Notion, c’est bien plus qu’un simple outil de prise de notes. Utilisé intelligemment, il peut devenir un véritable mini-CRM (outil de gestion de la relation client) ultra-flexible et visuel. Et le mieux ? Il est gratuit, personnalisable à l’infini, et fonctionne très bien avec Make.

🧱 Créer votre base de prospection dans Notion

Commencez par une base de données simple avec les colonnes suivantes :

• Nom du prospect

• Entreprise

• Email / Téléphone

• Source du contact (LinkedIn, formulaire, recommandation, etc.)

• Date de premier contact

• Statut (Nouveau / Relancé / En discussion / Perdu / Gagné)

• Dernière action

• Commentaires

➡️ Vous pouvez ensuite trier par date, filtrer par statut, ou afficher vos prospects sous forme de tableau Kanban (comme Trello).

🔁 Connecter Make à Notion

Grâce à Make, chaque nouvel entrant dans votre formulaire ou email peut être automatiquement :

• Ajouté dans votre base Notion,

• Étiqueté avec un statut initial,

• Affecté à une tâche ou à une relance automatique.

Ainsi, même si vous avez plusieurs dizaines de prospects par semaine, vous gardez une vision claire, vous savez toujours quoi faire ensuite, et surtout… vous ne laissez plus rien passer.

📌 Conseil : ajoutez une colonne “Rappel” pour voir qui relancer chaque jour. Vous pouvez même automatiser un email de rappel quotidien grâce à Make + Gmail.

Dans le chapitre suivant, on parlera d’un point clé : comment générer des leads automatiquement, sans prospecter à la main toute la journée.

Générer des leads automatiquement : les méthodes qui marchent

Automatiser sa prospection, ce n’est pas seulement suivre les prospects… c’est aussi remplir son pipeline régulièrement sans passer ses journées à chercher de nouveaux contacts.

Voici 3 méthodes efficaces (et automatisables) pour générer des leads en continu

:

🧲 1. Le formulaire d’intérêt (site web, réseaux sociaux)

Créez une page simple avec un formulaire qui pose 2 ou 3 questions clés (besoin, secteur, budget). Vous intégrez ce formulaire à :

• Votre site web (page de contact, landing page)

• Un lien dans vos bios de réseaux sociaux

• Vos campagnes email

Automatisation : chaque soumission du formulaire crée une ligne dans Notion, déclenche un email automatique, et planifie une relance dans Make.

🔍 2. La veille ciblée (annuaires, Google, réseaux pro)

Grâce à Make, vous pouvez créer un robot de veille qui :

• Scrape un site d’annuaire ou de professionnels (avec un outil intermédiaire comme Apify ou Instant Data Scraper)

• Récupère les infos utiles (nom, activité, téléphone, site web)

• Les intègre automatiquement dans votre base de données

💡 Idéal pour cibler les artisans de votre région, les professionnels indépendants ou les commerces locaux.

💬 3. La prospection LinkedIn semi-automatisée

Avec un outil comme PhantomBuster ou TexAu, vous pouvez :

• Cibler des profils selon des critères précis (secteur, région, poste)

• Extraire leurs coordonnées ou leur envoyer un premier message

• Alimenter automatiquement votre Notion ou votre CRM

⚠️ Attention à ne pas abuser des messages automatiques. Un premier message soft et humain fonctionne bien mieux qu’un pitch commercial brutal.

🎯 Astuce : une bonne automatisation, c’est une machine qui tourne, mais que vous pouvez corriger ou ajuster facilement si un prospect devient chaud !

Dans le prochain (et dernier) chapitre, on conclura avec une checklist pour créer votre propre système de prospection automatisée, étape par étape.

Créer votre propre système d’automatisation : la checklist pas à pas

Maintenant que vous avez compris l’intérêt de l’automatisation, les outils disponibles (Make & Notion) et les tâches que vous pouvez déléguer aux machines, passons à l’action avec une checklist concrète pour construire votre système de prospection automatisée.

🧭 Étape 1 – Clarifiez votre parcours prospect

• Qui voulez-vous cibler ?

• Par quels canaux vont-ils vous découvrir ?

• Quelles sont les étapes idéales avant la prise de contact ?

🎯 Objectif : visualiser votre tunnel de prospection.

🔧 Étape 2 – Préparez vos outils

• Créez votre base CRM dans Notion (ou Google Sheets si besoin)

• Ouvrez un compte gratuit sur Make

• Créez vos formulaires (typeform, Tally, Google Forms…)

• Connectez vos canaux d’acquisition (site, réseaux sociaux, emails)

🔄 Étape 3 – Automatisez les tâches répétitives

• Récupération des leads → base Notion

• Premier message → email ou DM LinkedIn

• Planification d’une relance automatique → Calendly + Make

• Notification interne → Slack / email / ClickUp

🛠️ Commencez petit : une automatisation à la fois.

📊 Étape 4 – Surveillez et ajustez

• Vérifiez les réponses automatiques (personnalisation ? taux d’ouverture ?)

• Modifiez votre scénario si certains prospects bloquent à une étape

• Testez différents messages ou délais de relance

🧠 Étape 5 – Apprenez et améliorez

• Ajoutez des tags pour mieux segmenter vos prospects

• Intégrez des outils de scoring (projets chauds / froids)

• Créez des dashboards de suivi dans Notion pour visualiser vos progrès

🎁 Bonus – Ce que vous gagnez avec un bon système

✅ Moins de tâches répétitives
✅ Plus de régularité dans vos actions commerciales
✅ Un meilleur suivi (et moins d’opportunités perdues)
✅ Un gain de temps énorme
✅ Une prospection plus agréable et plus humaine

Automatiser sa prospection, ce n’est pas une option réservée aux grosses entreprises. Avec les bons outils comme Make et Notion, même un indépendant ou un artisan peut mettre en place un système simple, sur-mesure, et efficace.

Pas besoin d’être développeur. Pas besoin d’investir des fortunes. Il faut juste une bonne méthode, et un peu de temps pour poser les premières briques.

👉 Si tu veux être accompagné pour construire ton système de prospection automatisée, je peux t’aider. C’est exactement ce que je mets en place pour mes clients chez Secalogi.