Les logiciels en mode SAAS, il s’agit d’un nouveau concept technologique qui a déjà séduit de nombreuses entreprises, mais aussi des particuliers. Les logiciels SAAS sont en réalité fortement plébiscités en raison notamment de leur autonomie et de la facilité d’utilisation. Ils constituent un moyen pour les entreprises de décupler leur productivité tout en faisant assez d’économie.
Mais avant d’aborder les logiciels en mode SAAS, il est bienséant d’aborder en premier lieu le mode SAAS. C’est lui qui confère ses avantages aux logiciels professionnels utilisés. Cependant, il n’est pas rare de voir des personnes se tromper sur la signification et le fondement même du mode SAAS. C’est pourtant une solution à envisager dans le cadre d’une dématérialisation des activités de votre entreprise.
Le SAAS, qu’est-ce que c’est ? Et qu’est-ce qui différencie fondamentalement les logiciels SAAS des logiciels classiques ? Découvrez l’essentiel à savoir dans les lignes à suivre.
Le SAAS ou plutôt SaaS est un sigle qui veut dire :
- En anglais : Software as a Service
- En français : logiciel en tant que service
Concrètement, il s’agit d’une application logicielle qui bénéficie d’un stockage dans le cloud. Elle est généralement utilisée par les entreprises à la demande à travers une connexion internet. Mais sa gestion est assurée par un organisme tiers externe à l’entreprise utilisatrice. C’est également ce prestataire qui héberge l’application ainsi que ses données sur ses serveurs hors de l’entreprise.
Pour bénéficier des solutions Saas, les entreprises ont recours à un abonnement. Ce dernier est très souvent de type mensuel avec une tarification établie selon le nombre d’utilisateurs. L’abonnement se fait auprès du prestataire qui héberge les logiciels. Ce système présente l’avantage de disposer rapidement des dernières mises à jour des logiciels SaaS hébergées.
Par ailleurs, le mode SaaS n’est pas à confondre avec le cloud computing qui est une notion bien plus large. En gros, le SaaS fait partie du cloud computing.
Comment fonctionne le SaaS ?
De façon générale, le mode, le modèle ou la solution SaaS constitue un logiciel directement utilisable sans une installation au préalable. Les serveurs de l’entreprise n’ont ainsi pas besoin d’un terminal supplémentaire ou d’une implémentation d’application. Pour vous servir d’un logiciel SaaS, vous n’avez besoin que d’un accès à internet et de vos codes d’accès à votre compte.
En effet, en collaboration avec l’éditeur de logiciel, vous créez des comptes pour chaque employé de l’entreprise ayant besoin d’accéder aux informations du système. Le compte est unique et personnel avec des niveaux de sécurité et d’accès variables.
Les applications hébergées et gérées par l’éditeur de logiciel SaaS restent disponibles et accessibles à tout moment et partout.
Les avantages de la solution SaaS
Le mode SAAS présente de nombreux avantages non négligeables tant pour l’entreprise elle-même que pour les travailleurs à divers niveaux. C’est un mode qui convient d’ailleurs très bien au télétravail. Il s’inscrit dans une optique de dématérialisation efficace et rapide des activités de l’entreprise. Il constitue aussi une solution simple d’automatisation de nombreux processus professionnels, habituellement chronophages.
Au nombre des avantages de ce mode de fonctionnement, on retrouve entre autres :
La sécurité et le coût
Pour toute solution informatique, la notion de sécurité fait partie des principaux critères de choix. Avec le système SaaS, vous bénéficiez d’un cryptage et d’une sécurisation de vos données à un niveau très élevé. Le niveau de sécurisation offert dépasse de loin les niveaux habituellement obtenus pour des serveurs internes ou d’autres solutions informatiques.
De plus, vous n’avez aucune donnée stockée en interne, ce qui en soi constitue un réel avantage quant aux intrusions numériques dans les entreprises.
Cette solution participe aussi à une optimisation de vos frais de gestion numérique et de gestion de l’entreprise en général. En effet, le prix de l’abonnement est fixe avec toute la gestion et la maintenance incluses. Vous avez moins à dépenser sur le long terme tout en améliorant votre système informatique.
La facilité d’accès
Avec un hébergement dans le cloud et l’absence d’un support implémenté dans vos locaux pour interagir avec le logiciel, le système demeure accessible partout. Vous pouvez y accéder quand vous le voulez, où vous le voulez et depuis n’importe quel terminal de votre choix (smartphone, ordinateur, etc.). Vous n’avez besoin que d’être connecté à internet
La facilité d’utilisation et la flexibilité
Il n’est pas nécessaire pour une entreprise d’effectuer des modifications de son parc informatique ou des installations avant d’utiliser le mode SaaS. Ce système présente de ce fait une meilleure flexibilité et un excellent confort d’utilisation.
D’un autre point de vue, les solutions SaaS sont sur mesure et sont évolutives. Concrètement, votre entreprise ne prendra ainsi que des options qui lui sont vraiment indispensables. Ensuite, au fur et à mesure que votre boîte s’agrandit, vous pourrez modifier la solution à votre convenance.
Le gain de productivité
On retrouve en premier lieu un partage équitable des informations. Le niveau d’accès aux informations des logiciels SaaS est en réalité conditionné. Chaque membre de l’entreprise dispose d’un accès aux informations qui ne lui sont que vraiment nécessaires. Il s’agit là d’un excellent coup de pouce en matière de productivité et de concentration au travail. Les employés ne vont plus s’encombrer de données futiles.
De plus, tous les logiciels SaaS bénéficient également d’une conformité native RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ce n’est désormais plus à l’entreprise de faire ces intégrations comme sur des logiciels en mode licence On-Premise. De plus, à ces logiciels sont intégrés des indicateurs de performance. Votre entreprise pourra ainsi suivre en temps réel l’évolution de ses activités et des procédures mises en place.
L’économie de temps
Un autre avantage de ces logiciels est que la maintenance, les corrections, les mises à jour, etc., sont entièrement assurées par l’éditeur de logiciel. Les équipes informatiques n’ont donc pas à se soucier du bon fonctionnement du système. Elles pourront se consacrer sur le réseau informatique interne de l’entreprise.
De plus, la majeure partie des manipulations clés du système sont réalisées de manière automatique. Ce qui constitue un important gain de temps tant pour les équipes internes que pour votre fournisseur.
Quelques exemples de logiciels SAAS
Il existe une multitude de logiciels qui fonctionnent sous le mode SaaS. Le point commun demeure l’aide qu’ils apportent au développement de votre entreprise. De par leurs fonctionnalités et leur flexibilité, on aboutit à une gestion plus facile et pratique de différents secteurs au sein de votre entreprise.
D’un éditeur de logiciel SaaS à un autre, vous retrouvez différentes formes de logiciels SaaS avec des offres différentes et destinées à des domaines différents. On retrouve de ce fait les logiciels :
- Pour la comptabilité,
- Pour les relations clients,
- Pour la facturation,
- Pour l’assistance clientèle,
- Pour la gestion des vidéos,
- Pour les ressources humaines,
- Pour la collaboration,
- Pour la gestion d’entreprise, ou de projet,
- Pour la gestion des voyages d’entreprise,
- Pour la création visuelle, etc.
Voici quelques exemples plus concrets de logiciels SaaS. On retrouve donc :
Les outils de gestion de relations client ou CRM
Dans cette catégorie, on retrouve entre autres Salesforce.com, Pipedrive et Freshsales.
Le plus connu étant le premier avec plus d’une cinquantaine de produits. C’est un logiciel qui accompagne les entreprises dans la gestion des relations avec la clientèle en collectant des informations utiles quant à leurs habitudes d’achat. Il renseigne également sur les habitudes de vos clients potentiels pour vous permettre de créer une campagne publicitaire mieux ciblée et qualitative.
Le dernier (Freshsales) quant à lui est réputé pour présenter un suivi pertinent et rigoureux de vos différents évènements. Il dispose aussi de plusieurs outils pour faciliter la prise de contact avec votre cible et la prise de décision par vos prospects.
Le deuxième (Pipedrive) remporte la palme de l’ergonomie et fait partie des solutions les plus abordables du marché dans la catégorie des CRM.
Les logiciels d’assistance à la clientèle
La différence avec les outils CRM est que ces derniers s’appliquent à convertir vos prospects en clients. Leur mission est d’aider votre entreprise à fidéliser ses anciens clients et à en trouver de nouveaux rapidement sans avoir à y passer du temps ou à évoluer à l’aveugle.
Les outils SaaS d’assistance clientèle en revanche opèrent auprès de votre clientèle acquise qui a des préoccupations ou des questions spécifiques. Ils interviennent également au niveau des prospects hésitants à passer à l’action.
Dans cette catégorie, on retrouve des logiciels comme Zendesk. C’est une solution qui s’adapte à tous les types d’entreprises et offre une multitude d’options de personnalisation. Ce logiciel combine la téléphonie aux réseaux sociaux sans oublier le tchat instantané. Il y a aussi HubSpot, un peu semblable à Zendesk, mais avec un panel d’outils bien plus important.
On retrouve également ServiceNow et Centre de Service JIRA qui offrent d’excellentes options.
Les solutions de gestion RH (Ressources Humaines)
Les logiciels de gestion des ressources humaines prennent en compte tout le processus de gestion du personnel, depuis le recrutement à la paie. De nombreux logiciels Saas RH sont disponibles à cet effet dont BambooHR, Personio ou encore ADP.
Les logiciels les plus avancés comme BambooHR offrent des suivis de performance et proposent aussi le reporting. Ajouté à cela, vous pourrez aussi gérer les offres d’emploi directement à partir du logiciel.
Les logiciels de collaboration entre équipes
Les outils SaaS c’est aussi un ensemble de logiciels pour faciliter la collaboration des équipes en interne. Le partage des informations est plus rapide et la mise en commun des idées prend aussi moins de temps. Ces logiciels facilitent le travail, renforcent l’esprit d’équipe et améliorent la productivité des utilisateurs.
Le plus intéressant, tous les membres de l’équipe peuvent se trouver dans des villes, voire dans des pays différents, mais pourront travailler efficacement comme s’ils étaient au même endroit.
En tête de liste dans cette catégorie, on retrouve les outils Google Workspace et Microsoft Office 365. Il s’agit d’ailleurs de deux concurrents directs qui offrent des solutions non seulement pour gérer les équipes, mais aussi pour s’entretenir avec les clients. On retrouve aussi Slack, qui est beaucoup plus tourné vers les équipes commerciales. Il y a également Wrike qui semble être bien plus général.
Les outils comptables
On retrouve entre autres FreshBooks, Xero, et Stripe. Ce dernier est d’ailleurs le plus répandu pendant que les deux premiers semblent avoir pris d’assaut les entreprises de taille réduite. Cette catégorie de logiciels SaaS s’occupe de maintenir à jour la trésorerie d’entreprises avec les mises en jours en temps réel des mouvements de comptabilité.
Ce sont aussi ces logiciels qui prennent en charge l’envoi des factures et la gestion des flux financiers. Ils disposent d’options personnalisables pour obtenir des logiciels adaptés aux besoins de votre entreprise.
Les outils de gestion de documents
Les solutions SaaS ne concernent pas uniquement le personnel, les paiements ou les clients. On en retrouve aussi qui sont exclusivement destinés à la gestion des fichiers. Dans cette catégorie, on retrouve M-Files qui a l’avantage d’être le plus simple d’utilisation. On peut aussi rapidement l’intégrer à d’autres logiciels de gestion en mode Saas également.
Au nombre de ces logiciels de gestion de documents et de fichiers, il y a également le logiciel Droom plus performant et sophistiqué. Ce logiciel associe l’IA (Intelligence Artificielle) à son fonctionnement pour des fonctionnalités encore plus avancées et techniques. C’est un outil SaaS qui a l’avantage de s’adapter selon le domaine et selon vos besoins.
On a aussi Dropbox qui propose des fonctionnalités intéressantes aux entreprises, mais aussi pour les particuliers.
Les limites des logiciels SAAS
Les limites de ces logiciels concernent principalement le fournisseur. Comme vous avez pu le comprendre, votre entreprise dépend presque entièrement de l’éditeur de logiciels SaaS. À partir de là, vous devez le choisir avec soin pour éviter des désagréments et des déconvenues plus tard.
Tournez-vous donc vers des fournisseurs reconnus, qui sont de confiance et qui ont déjà fait leurs preuves sur le marché. Vérifiez les certifications, les antécédents, les niveaux de sécurité et de confiance proposés. Le plus important avec ces logiciels est de protéger et de préserver avant tout l’identité et la vie privée de vos clients et employés.
Conclusion
Les logiciels SaaS sont aujourd’hui très répandus et ont une bonne presse. Il n’existe pas à proprement parler un meilleur logiciel qu’un autre, mais une multitude de logiciels adaptés aux besoins de votre entreprise.
Si vous décidez d’appliquer le SaaS dans votre entreprise, retenez qu’il s’agit d’une solution très flexible et très avantageuse. Quels que soient votre secteur et votre projet, il y aura toujours un logiciel SaaS qui vous convient.
Veillez simplement à choisir un fournisseur de qualité et dont le tarif peut facilement entrer dans votre budget. C’est après tout un investissement bénéfique.
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